1. دانشجو درخواست دفاع  خود را با استفاده از ایمیل دانشگاهی به پیوست نمودن فرم اعلام کفایت دفاع از پایان نامه تکمیل شده  به همراه فایل پایان نامه را  به استاد راهنما ارسال نماید.
2. استاد راهنما فرم اعلام کفایت دفاع را در سامانه اتوماسیون اداری تکمیل و ارسال می نمایند.
3. دانشجو  با مراجعه به واحد پژوهش و اطمینان از دریافت فرم توسط این واحد، نسبت به تنظیم روز و ساعت جلسه با اعضای جلسه ( اساتید راهنما و مشاور ، داوران داخلی و خارجی ) اقدام  نموده و سپس به واحد پژوهش برای تخصیص کلاس و تهیه دعوتنامه جلسه، اطلاع رسانی نماید.
4. دانشجو فایل پایان نامه را جهت انجام همانندجویی به سایت همانندجو(ایرانداک)http://tik.irandoc.ac.ir   ارسال نماید.
5. دانشجو در سامانه گلستان- قسمت پیشخوان خدمت – درخواست دفاع از پایان نامه را ثبت نماید و فایل ارسالی از ایرانداک را در پیشخوان خدمت گلستان بارگذاری و تایید نماید تا به کارشناس پژوهش ارسال شود. (برای تسریع در فرایند ایجاد شده در پیشخوان دانشجو موظف است گردش کار آموزش را با انتخاب گزینه همه موارد،  بررسی و ارسال به مرحله بعد را فرد بعدی، پیگیری نماید و از ثبت درجه در سامانه جامع آموزش اطمینان حاصل نماید)

برای درخواست دفاع از پایان‌نامه کارشناسی ارشد:

بدین منظور دانشجو باید فرم گواهی اعلام کفایت دفاع زیر را دریافت کرده و سپس بخش‌های دارای ستاره قرمز رنگ(*) را پر نموده و توسط ایمیل دانشگاهی برای استاد راهنمای خود ارسال نمایید.

شکل زیر روال اجرایی را نشان می‌دهد. ستون سمت چپ مسئولیت هر شخص و بخش را معین می‌کند. بلوک آبی رنگ مسئولیت دانشجو را نشان می‌دهد.